Gezocht: een slimme oplossing die huisartsen helpt medische informatieverzoeken sneller af te handelen

Huisartsen besteden veel tijd aan het beantwoorden van medische informatieverzoeken van bijvoorbeeld bedrijfsartsen, advocaten en verzekeraars. Tijd die ze liever aan hun patiënten besteden. Een groot deel van het werk bestaat uit het doorzoeken van medische dossiers om relevante informatie te verzamelen en vervolgens een zorgvuldig antwoord op te stellen. Kan dat niet veel slimmer?

Werk jij aan innovatieve toepassingen van AI of slimme software voor de zorg? En kun jij huisartsen helpen om medische informatie sneller te vinden en informatieverzoeken efficiënter af te handelen? Dan ontvangen we graag jouw inzending!

De uitdaging

Huisartsenpraktijk De Florijn in Leiderdorp ontvangt tenminste vier medische informatieverzoeken per week, bijvoorbeeld van bedrijfsartsen, letselschadeadvocaten en verzekeraars. Het gaat om vragen over de medische situatie of voorgeschiedenis van een patiënt, waarvoor informatie uit het medisch dossier moet worden verzameld en verwerkt.

Het beantwoorden van één verzoek kost een huisarts gemiddeld 20 tot 30 minuten. Ongeveer 80% van die tijd gaat op aan het zoeken naar relevante informatie: wanneer is de patiënt op consult geweest, wat was de aanleiding, welke onderzoeken of behandelingen hebben plaatsgevonden en hoe heeft de situatie zich ontwikkeld? De overige tijd wordt besteed aan het opstellen, controleren en administratief afhandelen van het antwoord. Tijd waarin de huisarts geen patiënten kan zien. Opgeteld kost dit de praktijk wekelijks minimaal twee uur aan administratief werk. Dit lijkt misschien te overzien, maar in een zorgsysteem dat al onder grote druk staat, is dat een aanzienlijke belasting.

Bovendien krijgen deze verzoeken in de dagelijkse praktijk vaak een lage prioriteit. Ze worden doorgeschoven naar een volgend moment, waardoor de afhandeling vertraging oploopt. Dat raakt niet alleen de huisarts, maar ook patiënten die wachten op een beslissing van bijvoorbeeld een verzekeraar en de organisaties die de informatie hebben opgevraagd.

Waar zijn we naar op zoek?

We zoeken een slimme oplossing die huisartsen ondersteunt bij het beantwoorden van medische informatieverzoeken, met zo min mogelijk extra administratieve handelingen.

De oplossing helpt huisartsen om:

• Relevante medische informatie snel terug te vinden in het patiëntendossier, zonder zelf langdurig te hoeven zoeken.
• De informatie te ordenen en samen te vatten op basis van de specifieke vragen van bijvoorbeeld een bedrijfsarts, advocaat of verzekeraar.
• Een conceptantwoord op te stellen dat de huisarts kan controleren, aanpassen en goedkeuren voordat het wordt verstuurd.
• De benodigde informatie veilig te verwerken, met passende bescherming van medische persoonsgegevens.
• Aan te sluiten op het bestaande huisartsinformatiesysteem (HIS), zodat de oplossing onderdeel wordt van de dagelijkse werkwijze.

Huisartsenpraktijk De Florijn werkt met Medicom van PharmaPartners. Integratie met dit systeem is daarom een belangrijke voorwaarde. Een oplossing die vraagt om het handmatig exporteren van patiëntendossiers of het overnemen van informatie in een afzonderlijke applicatie sluit niet aan bij de behoefte.

De gemeente Den Haag en de huisartsenpraktijk staan open voor verschillende innovatieve aanpakken. Denk aan slimme zoektechnologie, AI-ondersteunde dossieranalyse, automatische samenvattingen of het genereren van conceptantwoorden. De huisarts houdt daarbij altijd de regie over welke informatie wordt gedeeld en hoe het uiteindelijke antwoord eruitziet. 

Waar zijn we niet naar op zoek?

We zoeken geen losstaande applicatie die buiten het huisartsinformatiesysteem om werkt en huisartsen verplicht om medische informatie handmatig over te zetten.

Ook zoeken we geen oplossing die zelfstandig medische informatie verstrekt zonder controle en goedkeuring door de huisarts. Zorgvuldigheid, privacy en informatiebeveiliging zijn essentieel bij het verwerken van medische patiëntgegevens.

Tot slot zoeken we geen toepassing die het werkproces ingewikkelder maakt of extra administratieve handelingen toevoegt. De oplossing moet huisartsen juist ontlasten.

Wat is er te winnen?

• Een betaalde innovatieopdracht tot € 25.000 om samen met de gemeente Den Haag een prototype te ontwikkelen en/of een pilot uit te voeren.
• Een directe samenwerking met een huisartsenpraktijk, waarbij je jouw oplossing samen met de toekomstige gebruikers ontwikkelt en test in de praktijk.
• Vijf maanden begeleiding via Startup in Residence Intergov, met persoonlijke ondersteuning van een mentor, workshops en expertsessies op maat.
• Toegang tot een uitgebreid netwerk van overheidsorganisaties, experts, ondernemers en andere startups, met mogelijkheden om kennis uit te wisselen en nieuwe samenwerkingen aan te gaan.

Over ons

Deze challenge is ingebracht via de Zorginnovatiehub Den Haag, waar de gemeente Den Haag samen met zorgorganisaties en innovatieve ondernemers werkt aan vernieuwing in zorg en welzijn.

Huisartsenpraktijk De Florijn is een huisartsenpraktijk in Leiderdorp met ongeveer 7.700 ingeschreven patiënten. De praktijk levert dagelijkse huisartsenzorg en ervaart, net als veel andere huisartsenpraktijken, een toenemende druk op de beschikbare tijd en capaciteit. De Florijn brengt kennis van het werkproces, de informatieverzoeken en het gebruik van Medicom in. Het probleem speelt naar verwachting ook bij andere huisartsenpraktijken in Nederland. Een succesvolle oplossing biedt daarom mogelijk kansen voor bredere toepassing, bijvoorbeeld via leveranciers van huisartsinformatiesystemen of andere partijen in de eerstelijnszorg.

Achtergrondinformatie

Samenwerking met leveranciers van huisartsinformatiesystemen

Een belangrijk aandachtspunt bij deze challenge is de toegang tot medische patiëntgegevens. Om relevante informatie veilig en efficiënt te kunnen ophalen, is een goede aansluiting op het huisartsinformatiesysteem noodzakelijk. De Florijn gebruikt Medicom van PharmaPartners. De praktijk heeft hierover al contact gehad met PharmaPartners en Health Base, dat onder andere werkt aan AI-toepassingen voor de zorg.

PharmaPartners heeft aangegeven het vraagstuk te herkennen en de mogelijkheden voor verdere integratie te willen verkennen. Daarbij is Health Base IQ genoemd als mogelijke bestaande technologie. Deze gesprekken bieden aanknopingspunten voor samenwerking, maar vormen nog geen toezegging over technische toegang of deelname aan het innovatietraject.

We nodigen ondernemers uit om met een innovatieve aanpak te komen en daarbij ook toe te lichten hoe zij de benodigde toegang tot patiëntgegevens en integratie met Medicom voor zich zien. Samenwerking met bestaande leveranciers kan daarbij een interessante route zijn. Uiteraard moet de oplossing voldoen aan de geldende eisen voor privacy, informatiebeveiliging en het zorgvuldig verwerken van medische gegevens.

Huidige werkwijze en succesmeting

De huidige werkwijze bestaat uit meerdere stappen: een verzoek komt binnen, vaak per post, wordt door de assistente geregistreerd in het huisartsinformatiesysteem (HIS) en ingepland bij de huisarts. Vervolgens zoekt de huisarts de benodigde informatie op, stelt een antwoord op en wordt het verzoek geretourneerd en gefactureerd. De praktijk registreert de tijd die wordt besteed aan het afhandelen van informatieverzoeken en factureert deze werkzaamheden per vijf minuten. Dit biedt een bruikbaar vertrekpunt voor een nulmeting.

Tijdens de pilot willen we onderzoeken hoeveel tijd een oplossing bespaart bij het zoeken naar medische informatie en het opstellen van antwoorden, zonder concessies te doen aan de zorgvuldigheid van de afhandeling.

Procedure en tijdlijn

De procedure bestaat uit twee fases: 1) een marktverkenning, waarin we op zoek gaan naar kansrijke innovatieve oplossingen, en 2) een meervoudig onderhandse aanbesteding (offertefase), waarin uitgenodigde partijen hun voorstel verder uitwerken.

Fase 1 – Marktverkenning: maak je interesse kenbaar

In deze fase willen we ontdekken welke ondernemers een innovatieve oplossing hebben voor deze uitdaging. Heb jij een interessante oplossing? Dan horen we graag van je! Je hoeft nog geen volledig voorstel of plan van aanpak uit te werken. Een interessemelding bestaat uit twee onderdelen:

• Een interesseformulier: hierin beantwoord je een aantal vragen over je onderneming, je oplossing en hoe deze aansluit bij de uitdaging.
• Een korte toelichting op je oplossing: in een document van maximaal 2 A4 (inclusief eventuele afbeeldingen) kun je jouw oplossing verder toelichten.

Let op: je dient je interessemelding niet in via Starthubs, maar via het externe aanbestedingsplatform van Tenpu. Via dit platform kun je ook vragen stellen over de challenge en de procedure.

Belangrijke data:

• 22 oktober 2026, 12:00 uur – Start marktverkenning. De challenge wordt gepubliceerd en geïnteresseerde ondernemers kunnen zich aanmelden.
• 25 november 2026, 12:00 uur – Deadline voor vragen. Tot dit moment kun je vragen stellen via ons aanbestedingsplatform.
• 4 december 2026, 17:00 uur – Deadline interessemelding. Uiterlijk op dit moment moet je jouw interesseformulier met de gevraagde informatie hebben ingediend.
• Uiterlijk 18 december 2026 – Uitslag marktverkenning. We beoordelen de inzendingen en nodigen drie tot vijf partijen uit voor de offertefase. Let op: het indienen van een interessemelding geeft geen garantie op een uitnodiging voor de volgende fase.

2. Meervoudig onderhandse aanbesteding (offertefase)

De geselecteerde partijen worden uitgenodigd voor een meervoudig onderhandse aanbesteding. In deze fase werk je jouw oplossingsrichting uit tot een concreet plan van aanpak. Je krijgt de gelegenheid vragen te stellen en je voorstel tijdens een pitch toe te lichten aan het beoordelingsteam.

Belangrijke data:

• Uiterlijk 18 december 2026 – Uitnodiging offertefase. De geselecteerde partijen ontvangen de offerteuitvraag met de voorwaarden en beoordelingscriteria.
• 24 december 2026, 12:00 uur – Deadline voor vragen. Je kunt vragen stellen over de offerteuitvraag. De antwoorden worden gedeeld via een nota van inlichtingen.
• 12 t/m 14 januari 2027 – Pitches. De uitgenodigde partijen presenteren hun concept plan van aanpak en beantwoorden aanvullende vragen van het beoordelingsteam.
• 26 januari 2027, 17:00 uur – Deadline plan van aanpak. Je dient je definitieve voorstel in, bestaande uit maximaal 9 pagina's.
• 12 februari 2027 – Voorgenomen gunningsbesluit. We maken bekend aan welke partij we de innovatieopdracht voornemens zijn te gunnen.
• 1 en 2 maart 2027 – Start Startup in Residence Intergov. De geselecteerde ondernemer start het programma en gaat samen met de challenge eigenaar aan de slag met de ontwikkeling en het testen van de oplossing.

Over het Startup in Residence Intergov programma

Deze challenge is onderdeel van ronde 14 van Startup in Residence Intergov. In dit programma werken innovatieve ondernemers en overheidsorganisaties samen aan oplossingen voor maatschappelijke uitdagingen. Je gaat niet alleen aan de slag met jouw challenge, maar vormt samen met andere geselecteerde ondernemers een cohort waarin je ervaringen, kennis en ideeën kunt uitwisselen.

Het programma is erop gericht om de samenwerking tussen ondernemers en overheden zo succesvol mogelijk te maken. We helpen je om de overheid als samenwerkingspartner en potentiële klant beter te begrijpen, obstakels tijdens het innovatietraject te overwinnen en kansen voor verdere ontwikkeling en opschaling te verkennen.

Daarvoor bieden we begeleiding en ondersteuning op tenminste drie manieren:

• Een gezamenlijke tweedaagse start op 1 en 2 maart 2027. Tijdens de zogeheten Impact Basecamp leren de ondernemers, challenge eigenaren en mentoren elkaar kennen en leggen we de basis voor een succesvolle samenwerking. 

• Tweewekelijkse check-ins en persoonlijke begeleiding. Tijdens tweewekelijkse check-ins bespreek je met je challenge eigenaar de voortgang, uitdagingen en vervolgstappen. Een ervaren mentor denkt regelmatig mee en helpt obstakels weg te nemen.

• Een programma op maat en toegang tot ons netwerk. Afhankelijk van jouw behoeften bieden we workshops, expertsessies en persoonlijke ondersteuning. Daarbij krijg je toegang tot evenementen en tot een uitgebreid netwerk van deskundigen, ondernemers en professionals binnen én buiten de overheid.

--Dien je interessemelding in via Tenpu--