Winnaar
Kamervragen doelmatig en snel beantwoorden met open data
15-01-2022
Al jaren verwonderen wij ons over hoeveel potentie er schuilt in het ontsluiten van open beleidsdata. In 2020 besloten wij onze verwondering om te zetten in actie door JoinSeven op te richten en speciaal hiervoor ons dataplatform Heptagon te ontwikkelen. Toen in februari 2021 de openbare innovatiechallenge ‘Kamervragen’ gepubliceerd werd, wisten wij het direct: Deze challenge is ons op het lijf geschreven.
De Challenge:
“Hoe kan het Ministerie van Economische Zaken kamervragen doelmatiger en sneller beantwoorden met behulp van openbare data, machine learning en NLP?”
Uit winnaar uit de bus!
Na een spannende offerte- en pitchronde met 13 andere partijen kwamen we als winnaar uit de bus. Samen met het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat vertaalden we de challenge in vijf maanden in een Proof-of-Concept van het product dat wij nu Codi noemen.
De Data Discovery Sprint als aanpak
We werkten tijdens de ontwikkeling van Codi met onze Data Discovery Sprints. De Data Discovery Sprint is onze werkwijze geïnspireerd op de Google Design Sprint. In vier afgebakende stappen vertalen we hiermee complexe uitdagingen naar nieuwe, innovatieve oplossingen met openbare data.
Na een aantal sprints valideerden we de eerste prototype schermen (zonder functionaliteit) met eindgebruikers, en enkele sprints later testten we de eerste versie van de webtool met gekoppelde databronnen bij de eerste beleidsmedewerkers.
Knelpunten in het huidige proces
Uit de eerste sprints bleek al snel waar het knelpunt ligt: Beleidsmedewerkers zijn ontzettend lang op zoek naar de juiste informatie om kamervragen te beantwoorden, moties voor te bereiden en andere beleidsprocessen. Dit probleem ontstaat door een aantal factoren:
- De data staat op verschillende bibliotheken
- De zoekmachines op deze bibliotheken werkt niet optimaal: Beleidsmedewerkers vinden hierdoor veel irrelevante, dubbele of verouderde resultaten
- Beleidsmedewerkers moeten documenten eerst downloaden en openen, voordat zij de inhoud kunnen bestuderen en beoordelen op relevantie
- De query’s van beleidsmedewerkers worden niet opgeslagen, waardoor beleidsmedewerkers steeds dezelfde zoekopdrachten uitvoeren.
Door deze factoren gaat veel tijd, energie en moeite verloren in het zoeken en beoordelen van beleidsinformatie. Tijd die beleidsmedewerkers liever steken in het maken van beleid of inhoudelijk beoordelen van beleid.
Onze oplossing: Codi – De virtuele beleidsassistent
We ontwikkelden van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat de virtuele beleidsassistent Codi. Met Codi hebben beleidsmedewerkers alle informatie in huis om doelmatig en snel beleidsinformatie te vinden en gebruiken.
Met Codi profiteren beleidsmedewerkers van de volgende voordelen:
Beleidsmedewerkers hoeven nog maar naar één platform voor je informatie.
- Ze vinden daar met één druk op de knop alle relevante en actuele informatie over een onderwerp.
- Ze hebben in één oogopslag alle trends en ontwikkelingen in beeld.
- Ze beheren je dossiers gemakkelijk online.
- Ze werken eenvoudig samen met collega’s aan beleidsvraagstukken.
Ons doel met Codi is om alle beleidsdirecties binnen de Rijksoverheid te laten profiteren van de ondersteuning van Codi. Wij zijn ervan overtuigd dat wanneer beleidsmedewerkers Codi gebruiken, minder tijd verloren gaat aan het zoeken naar de juiste informatie in het parlementaire of beleidsproces. En daarmee houden beleidsmedewerkers meer tijd over voor het inhoudelijke werk en het creëren van maatschappelijke waarde. Daar doen wij het voor!
Meer informatie over Codi?