19 april 2022
Hoe zijn antwoorden op oude Kamervragen sneller en efficiënter te doorzoeken? Die vraag legden medewerkers van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) neer bij hun collega’s van Startup in Residence (SiR). Dit programma loopt bij diverse overheidsorganisaties, die de handen ineen willen slaan met kleine, innovatieve bedrijven. De samenwerking van EZK en startup JoinSeven toont hoe SiR meerwaarde heeft voor bedrijven én voor ambtenaren.
Startups hebben doorgaans niet de middelen om op grote aanbestedingen van de overheid in te schrijven. Daardoor bleef een grote bron van innovatie voor ambtenaren lang onderbelicht. Met SiR steken overheidsorganisaties sinds 2015 hun hand uit naar startups. Die sturen niet een pasklare oplossing in voor een probleem, maar komen met een innovatief idee, dat ze vervolgens in enkele maanden samen met ambtenaren ontwikkelen. Deze co-creatie biedt overheidsmedewerkers de kans om anders te werken dan ze gewend zijn: experimenterend en met tussentijds testen.
De medewerkers van de EZK-projectdirectie Groningen hadden wel oren naar deze vernieuwende werkwijze. Ze werken gemiddeld aan één Kamerbrief per week over de (gevolgen van de) gaswinning. De minister moet daarnaast wekelijks een verzameling Kamervragen over hetzelfde onderwerp beantwoorden. Ambtenaren zien regelmatig vragen langskomen die eerder zijn gesteld en beantwoord. Het zou tijd schelen als ze die oude informatie snel vinden. Hoe doe je dat?
SiR Intergov
Die vraag zette de projectdirectie uit via SiR Intergov. Dit is een samenwerking tussen het ministerie van Economische Zaken en Klimaat, het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, de provincie Zuid-Holland en de gemeente Den Haag. Deze organisaties hadden eigen SiR-programma’s maar vonden het efficiënter om zaken als de communicatie, begeleiding en werving van startups samen te organiseren.
Geen zorgen om aanbesteding
SiR Intergov verzorgde de oproep aan startups. De EZK-beleidsmedewerkers hoefden zich dus niet druk te maken over de praktische kant van de challenges, zoals aanbestedingsregels. Ze bekeken de inzendingen en selecteerden startup JoinSeven voor de samenwerking.
JoinSeven gebruikt kunstmatige intelligentie om open data te bestuderen om zo goede besluiten te kunnen nemen. Om organisaties in de publieke sector deze mogelijkheid te bieden, ontwikkelde de startup de toepassing Codi. Dit is een online platform waar beleidsmedewerkers informatie van verschillende openbare bronnen gebundeld vinden. Ze kunnen er verschillende dossiers aanmaken om data te categoriseren en te analyseren. Codi geeft beleidsmedewerkers, op basis van persoonlijke voorkeuren, een signaal als er nieuwe openbare publicaties zijn verschenen. Het platform is daarmee volgens JoinSeven een ‘virtuele beleidsassistent’, speciaal voor overheidsorganisaties.
Startup nam werk uit handen
Doorslaggevend in de selectie van JoinSeven was dat de startup had nagedacht over manieren om ambtenaren werk uit handen te nemen. Niels van Bruggen, een van de oprichters van JoinSeven: “’We werken met jullie samen’, zeiden we tegen het ministerie. De medewerkers van het departement leken bezorgd dat ze veel tijd kwijt zouden zijn en vroegen wat er dan van hen verwacht werd. Wij hebben daarom bewust veel regie genomen en zelf brainstorms en workshops voor hen georganiseerd.”
Niels merkte dat ambtenaren moesten wennen aan het ‘kort cyclisch werken’: “We leverden soms een kleine versie op van het platform. Dat was nog lang niet af, maar we wilden daarmee controleren of we op de goede weg waren. Dat waren ze niet gewend. Ze vroegen zich af waarom ze een versie moesten testen die nog niet af was. Wij legden uit dat tussentijds testen juist nodig was om uiteindelijk bij de oplossing te komen. Dat vonden ze gek én heel cool. Ze waren heel gedreven om tot een goede innovatie te komen.”
Ruimte voor verrassing
Tijdens de samenwerking bleek dat Codi breder in te zetten was dan enkel als toepassing om Kamervragen te vinden. Het was onder meer ook van nut bij het doorzoeken van moties, wetsvoorstellen en bij het voorbereiden van debatten. Die mogelijkheden werden meegenomen in het proof-of-concept, dat JoinSeven na enkele maanden presenteerde.
Het ministerie van EZK gaf de startup een vervolgopdracht om in een experiment met Codi aan de slag te gaan. Waar in het SiR-traject de haalbaarheid van de toepassing werd getoetst, moet nu onder meer de waarde voor de projectdirectie duidelijker worden. Deelname aan SiR kan startups dus ook na het traject kansen opleveren. Zeker omdat het platform Codi net zo interessant kan zijn voor andere rijksorganisaties, die zoals EZK innovatief openbare informatie willen gebruiken bij het beantwoorden van Kamervragen en bij andere beleidsprocessen. Daarnaast ziet Niels voor ambtenaren de voordelen van SiR: “De markt werkt vaak als volgt: ‘ik heb als overheid een probleem en daar heb ik deze oplossing voor nodig’. Een bedrijf kan die software dan leveren. SiR is anders, omdat je uitdagingsgericht inkoopt. Je krijgt als overheid niet meteen een specifieke oplossing, maar vraagt aan startups om mee te denken over het probleem. Je maakt daarmee meer gebruik van de expertise van de markt. Je doet jezelf zo een ontzettend plezier. Je geeft jezelf de ruimte om verrast te worden. Daarin is SiR uniek.”
Meer informatie is te vinden op https://intergov.startupinresidence.com/.