{{ Bij een ramp of crisis telt elke minuut. Toch verloopt de informatievoorziening naar burgers nog grotendeels handmatig: media monitoren, communicatiestrategieën bepalen, teksten schrijven en relevante partners vinden. Bureau Gemeentelijke Crisisbeheersing Haaglanden zoekt een oplossing die deze processen sneller, efficiënter en uniformer maakt. In deze challenge zijn we op zoek naar een innovatieve AI-assistent die crisiscommunicatieteams ondersteunt tijdens incidenten.Ben jij die startup of scale-up met expertise in AI die met ons een innovatieve toepassing wil ontwikkelen? Doe mee met deze challenge en maak kans op 25.000 euro pilotbudget, een begeleidingstraject van 5 maanden en opschaling bij succes!De uitdagingWanneer er een crisis uitbreekt - zoals een grote stroomstoring, brand in de historische binnenstad van Delft, of de verwoestende explosie op de Tarwekamp - moet de bevolking snel en effectief worden geïnformeerd. Echter, de huidige processen van crisiscommunicatie zijn grotendeels handmatig en tijdrovend:Een teamlid gebruikt een media scanningstool (zoals Spotler) en vult dit aan met handmatige media-analyse. Het verzamelen en verwerken van deze informatie in een rapport neemt ongeveer 25-30 minuten in beslag. Dit proces wordt meerdere keren tijdens een incident herhaald.Tijdens crisisvergaderingen wordt een communicatiestrategie opgesteld, wat gemiddeld 15 minuten kost (dat verschilt erg per incident en persoon). Daarnaast schrijft een medewerker alle teksten, statements en Q&A's. Hierbij wordt soms wel AI gebruikt, maar nog niet op beveiligde systemen, wat vanuit veiligheidsoverwegingen niet ideaal is.Medewerkers moeten uitzoeken welke partners relevant zijn en handmatig op zoek gaan naar contactgegevens. Er zijn informatiekaarten in pdf beschikbaar waar deze informatie per incidenttype in staat, maar deze moeten ze wel handmatig opzoeken.Bestaande planvorming die al in databases beschikbaar is, moet handmatig worden opgezocht.Dit handmatige proces leidt tot vertraging, inconsistentie en minder effectieve crisiscommunicatie op momenten dat snelheid en duidelijkheid juist essentieel zijn. Niet alleen bij Bureau Gemeentelijke Crisisbeheersing Haaglanden speelt deze uitdaging, maar ook 25 andere veiligheidsregio's, honderden gemeenten en vele bedrijven met crisisteams kunnen profiteren van deze technologie. Crisiscommunicatie is een cruciaal proces binnen de veiligheidssector waar AI nog nauwelijks wordt toegepast. Dat biedt ruimte voor innovatieve startups om een oplossing te ontwikkelen met veel potentie om op grote schaal te worden gebruikt.Waar zijn we naar op zoek?We zoeken een AI-tool die we intern de "crisiscommunicatie buddy" noemen en die een aantal cruciale taken in het crisiscommunicatieproces kan automatiseren. In de uiteindelijke oplossing zien we graag de volgende onderdelen terug: Een systeem dat bij een opgeschaald incident real-time (nieuws)media en sociale media monitort, relevante informatie verzamelt en samenvat in een gestructureerd rapportEen tool die op basis van het incident en de verzamelde informatie een communicatiestrategie voorstelt volgens onze bestaande formats en werkwijzenEen functie die automatisch relevante bestaande planvorming en contactgegevens uit onze databases identificeert die passen bij het incidentEen schrijfassistent die conceptteksten, statements en Q&A's opstelt op basis van de communicatiestrategie, op B1-taalniveau, met de juiste toon en empathieEen beveiligde oplossing die is beschermd met inlogcodes, zodat vertrouwelijke informatie niet wordt gedeeldEen systeem dat voldoet aan AVG-wetgeving en geen persoonsgegevens of herleidbare gegevens weergeeft in de outputIn het Startup in Residence Intergov programma werken we in co-creatie: na de selectie bepalen we samen hoe de pilot er concreet uit komt te zien. Hierbij brengen wij onze expertise in crisiscommunicatie in, terwijl jullie de technische mogelijkheden verkennen. Zo zorgen we voor een pilot die zowel technisch haalbaar is als optimaal aansluit bij de praktische behoeften van onze crisisteams.Waar zijn we niet naar op zoek?Een chatbot waarbij onze ingevoerde informatie in een public cloud komt te staanGenerieke AI-oplossingen die niet specifiek kunnen worden afgestemd op onze planvorming en werkwijze Oplossingen die geen rekening houden met de vertrouwelijkheid van regionale planvormingAdviesdiensten zonder concrete toolWat is er te winnen?Een kans op een opdracht om een prototype / pilot te realiseren (financiële ondersteuning voor pilot tot 25.000 euro)Een kans op een vervolgopdracht of duurzame samenwerking bij een succesvolle pilot.Een begeleidingstraject van 5 maanden waarin jullie zowel de oplossing als de onderneming naar een hoger niveau kunnen tillen.Toegang tot het netwerk en evenementen van de overheid.Over onsBureau Gemeentelijke Crisisbeheersing Haaglanden (BGCH) coördineert de crisisbeheersing van negen gemeenten in de regio Haaglanden. Wij zorgen ervoor dat crisisteams goed voorbereid zijn via trainingen, opleidingen en oefeningen. We vallen onder de Directie Veiligheid van de Gemeente Den Haag en werken nauw samen met de Veiligheidsregio Haaglanden. Ons doel is om de veiligheid van ruim 1 miljoen inwoners in onze regio te waarborgen door effectieve crisisbeheersing en -communicatie. TijdlijnDe belangrijkste momenten zijn als volgt:Donderdag 17 april - Lancering challengeMaandag 12 mei 17.00 uur - Deadline online vragen stellenDinsdag 3 juni 17.00 uur - Deadline insturen aanmeldformulierenDinsdag 10 juni - Uitslag bekendmaking oriëntatie/selectiefaseVrijdag 20 juni 12.00 uur - Versturen offerteaanvraagDonderdag 26 juni 11.00 uur - Deadline schriftelijke vragenrondeDonderdag 3 juli 12.00 uur – Deadline insturen concept plan van aanpakDinsdag 15 juli - Pitchronde - Fysiek, locatie volgtVrijdag 18 juli tot 12.00 uur - Deadline indienen definitief plan van aanpakMaandag 28 juli – Voorgenomen gunning van de desbetreffende challengeWoensdag 5 september  - Start Startup in Residence Intergov programmaOver het SIR Intergov programmaDe geselecteerde startups volgen een op maat gemaakt begeleidingstraject van vijf maanden dat bestaat uit de volgende onderdelen:Basecamp – maandag 8 en 9 september 2025. Tijdens deze tweedaagse start leggen we samen de basis voor een sterke en succesvolle samenwerking. De ervaring leert dat de tijd die je hier investeert, direct invloed heeft op het verloop en het resultaat van het traject. Benieuwd hoe het programma eruit ziet? Zo zag het programma er in de afgelopen ronde uit.Expertsessie – 23 oktober en 11 december 2025 en 15 januari 2026 - SiR Intergov stelt verschillende (op maat gemaakte) workshops en experts ter beschikking, die je ondersteunen bij het ontwikkelen van kennis, vaardigheden en nieuwe inzichten.Check-ins – Tweewekelijkse incheckmomenten met de challengehouder om de voortgang van de samenwerking te bewaken. Elke vier weken sluit een ervaren mentor aan om extra ondersteuning te bieden.Pivot or persevere – donderdag 11 december 2025. Halverwege het programma doen we een grote check-in op inhoud en voortgang. De teams bekijken waar ze staan ten opzichte van hun mijlpalen. Dit is ook het moment waarop teams nog een pivot kunnen maken naar een andere aanpak/oplossing (Pivot) of dat we doorgaan op dezelfde route (Persevere).Pitch trainingen – in aanloop naar Demo Day, tussen 5 en 11 maart 2026, volgen alle ondernemers een training van gerenommeerde pitch-trainer Sheila Schenkel. Hoe presenteer je jezelf helder en overtuigend in een korte tijd?Demo Day – donderdag 19 maart 2026. Tijdens Demo Day presenteren de ondernemers en challengehouders hun innovatieve oplossing aan changemakers, beleidsmakers, investeerders en andere visionairs.Inschrijven, beoordeling & voorwaardenDe selectieprocedure bestaat uit 2 fasen: 1) de oriëntatie-/selectiefase; en 2) en de offerte-/gunningsfase. Fase 1: Oriëntatie/selectiefaseBen jij of zijn jullie geïnteresseerd geraakt na het lezen van deze challenge en denk je met een innovatieve oplossing bij te kunnen dragen aan het probleem? Maak dan kenbaar dat jouw startup bestaat, dat jij een goed idee kan aandragen en dat je uitgenodigd wil worden voor de offerte/selectiefase. Daarbij vragen we dat je in ieder geval: De geïnteresseerde onderneming staat ingeschreven bij de KVK op het moment van gunning van de challenge; De geïnteresseerde onderneming is zelfstandig opererend.Daarbij houden we als richtlijn aan:De geïnteresseerde onderneming heeft niet meer dan 25 personen in dienst.Je hoeft in deze fase nog niet een volledig voorstel of plan van aanpak in te sturen, alleen het volgende:Vul het aanmeldformulier in (naam bedrijf, contactpersoon, KvK-nummer, grootte bedrijf, oprichtingsdatum etc.)Upload onderaan het aanmeldformulier een korte (max. 2 A4) (schriftelijke) pitch met jullie omschrijving en de impact en haalbaarheid van jullie oplossing voor het probleem. Je hebt tot dinsdag 3 juli 17:00 uur de tijd om het aanmeldformulier in te vullen en in te dienen. Daarna stopt deze Oriëntatie-/selectiefase en kun je je niet meer aanmelden voor de challenge.Met het invullen van het aanmeldformulier maak je kenbaar dat je uitgenodigd wil worden de om voor gunning van deze challenge in aanmerking te komen. De aanmelding betreft een oriëntatie en biedt geen garantie tot uitnodiging voor de offertefase.Fase 2: Offerte/gunningsfase – definitief Plan van AanpakAan het eind van de oriëntatie/selectiefase worden alle aanmeldingen beoordeeld en nodigen we maximaal 5 startups uit voor de volgende stap in de challenge, de offerte/gunningsfase. De geselecteerde startups ontvangen een offerteuitvraag voor een conceptplan van aanpak en worden uitgenodigd voor het geven van een pitch (presentatie) over de voorgestelde oplossing. De pitch duurt circa 15 minuten waarin de startups feedback ontvangen van het beoordelingsteam/jury. De ontvangen feedback kan worden verwerkt in het definitieve plan van aanpak.Wordt jouw voorstel als beste beoordeeld? Dan word je uitgenodigd om deel te nemen aan het programma Startup in Residence Intergov!Heb je nog vragen naar aanleiding van bovenstaande informatie? Dan kan je deze hier stellen tot maandag 12 mei 17.00 uur. Antwoorden op de gestelde vragen worden ook op het platform gepubliceerd en zijn dus voor alle geïnteresseerde partijen in te zien.Bij deelname ga je ook akkoord met de Algemene inkoopvoorwaarden van VNG inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten }}