Ambtenaren kunnen innovatieve inkoopinstrumenten of vormen van samenwerken gebruiken om projecten of vraagstukken op te lossen. Eén van zulke instrumenten is het programma Startup in Residence, waarbij startups worden uitgedaagd om maatschappelijke uitdagingen van overheidsinstanties via een uniek programma op te lossen.
In de praktijk maken ambtenaren nog weinig gebruik van Startup in Residence. Een knelpunt hierbij is het identificeren van vraagstukken die zich ervoor lenen om via de Startup in Residence methode opgelost te worden.
Het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat maakt graag inzichtelijk welke vraagstukken binnen haar beleidsdomein zich lenen om via de Startup in Residence methode opgelost te worden. Hebben jullie een innovatieve oplossing die het makkelijk maakt voor ambtenaren om vraagstukken op te sporen die zich lenen voor het Startup in Residence programma? Neem dan deel aan deze challenge!
Over ons
Startup in Residence EZK valt onder de directie Ondernemerschap en is onderdeel van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat. Doelstelling van de directie is een uitmuntend ondernemers-, vestigings- en investeringsklimaat. Tevens zet de directie zich met startup en scale-up beleid in voor innovatiebevordering.
Waar zijn we naar op zoek?
We zijn op zoek naar een innovatieve oplossing ((digitale) tool of dienst) die het makkelijk maakt voor beleidsmedewerkers om vraagstukken op te sporen die zich lenen om via de Startup in Residence methode opgelost te worden. De oplossing moet ook aanzetten tot actie. Gebruik ervan moet ertoe leiden dat beleidsmedewerkers meer gebruik maken van het programma.
Onder de Startup in Residence methode verstaat het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat het in samenwerking met een startup een oplossing voor een vraagstuk co-creëren, in plaats van een kant-en-klare oplossing in te kopen via reguliere aanbestedingsmethoden.
Recente voorbeelden van succesvolle vraagstukken zijn het garanderen van de betrouwbaarheid van antwoorden door bedrijven in de Gas en Mijnbouw-sector en het versnellen en verbeteren van het beantwoorden van Kamervragen.
De oplossing moet aan de volgende aspecten voldoen:
- Gebruik van de oplossing mag de beleidsmedewerker niet (veel) extra werk kosten;
- Beleidsmedewerkers moeten (eventueel onder begeleiding) zelfstandig met de oplossing aan de slag kunnen;
- De oplossing moet schaalbaar zijn naar de Startup in Residence programma’s van andere ministeries en overheden;
- Per jaar publiceert SiR EZK gemiddeld vier challenges. De oplossing moet ertoe leiden dat er de komende jaren meer dan vier challenges gemiddeld gepubliceerd worden;
- De oplossing mag zich richten op zowel beleidsmedewerkers als managers.
Het is moeilijk voor beleidsmedewerkers om vraagstukken die zich lenen voor de Startup in Residence methode te identificeren. Hieraan ligt een viertal knelpunten ten grondslag:
- Oude gewoontes
Veel ambtenaren zitten diep in de materie en beschikken over grote expertise in hun beleidsterrein. Wanneer er een hindernis is, zijn zij gewend bekende methoden toe te passen om het probleem - zoals zij dat voor ogen hebben - zo effectief mogelijk op te lossen. In de praktijk betekent dit vaak een kant-en-klare oplossing inkopen die voldoet aan hun wensen en eisen. Nieuwe dingen proberen en leren kost tijd, en dat is vaak niet voorhanden. Bovendien lenen sommige vraagstukken waar ambtenaren aan werken zich niet altijd om op innovatieve wijze opgelost te worden. Het gevolg hiervan is een gebrek aan ruimte om vraagstukken op andere, meer innovatieve, manieren aan te pakken en op te lossen.
- Gebaseerd op toeval
Net als in het bedrijfsleven geldt bij de Rijksoverheid dat veel samenwerkingen zijn gebaseerd op toeval. Echter, sinds de corona pandemie vinden minder ontmoetingen plaats op netwerkevenementen of bij de koffieautomaat. Daarbij bevorderen thuiswerken en MS Teams niet bepaald gedachte uitwisselingen of creatieve vormen van samenwerken en dat gaat ten koste van het herkennen van vraagstukken die via de Startup in Residence methode opgelost kunnen worden.
- Gebrek aan capaciteit
Ambtenaren werken hard en hebben het druk. Er lopen vaak verschillende projecten en programma’s door elkaar heen die elk om capaciteit vragen. Dit kan capaciteit zijn in de vorm van tijd (fte’s) maar ook geld (financiering). Problematisch is dat dit niet altijd beschikbaar is. In de praktijk blijkt het daardoor moeilijk om beleidsmedewerkers over de streep te trekken. Dit is jammer, met name omdat een succesvolle samenwerking met een startup vaak juist tijd- en kostenbesparend is. Zo neemt een startup een (groot) deel van het werk van de beleidsambtenaar uit handen neemt en gaat het om (relatief) lage bedragen. De totale investering en daarmee het risico is dus erg klein.
- Meerwaarde van samenwerken met startups is niet duidelijk
Hoewel beleidsmedewerkers over veel vakinhoudelijke kennis beschikken, hebben zij - uitzonderingen daargelaten - onvoldoende zicht op de ontwikkelingen in de startup gemeenschap. Daardoor is dat het lastig voor beleidsmedewerkers om in te schatten wat de voordelen zijn van een samenwerking met een startup. Bij het inkopen van een kant-en-klare oplossing is het resultaat zo goed als bekend en (meestal) precies waar bij de inkoopaanvraag om is gevraagd.
Door inzichtelijk te maken welke vraagstukken zich lenen om via de Startup in Residence methode opgelost te worden en tevens beleidsmedewerkers te enthousiasmeren voor het programma hoopt Startup in Residence EZK dat meer collega’s gebruik maken van het programma Startup in Residence, en daarmee ervaring opdoen met innovatieve manieren van (samen)werken en kansen bieden aan startups.
Bij een succesvol verloop van de pilotfase, wordt als de vervolgopdracht de oplossing ingekocht door en toegepast bij andere ministeries en overheden zoals het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Gemeente Den Haag of Provincie Zuid-Holland.
Waar zijn we niet naar op zoek?
- Een campagne, cursus of training;
- Een oplossing die niet toepasbaar is op de Startup in Residence programma’s van andere ministeries en overheden.
- Vervolgonderzoek
Wat is er te winnen?
- Innovatiebudget van maximaal 25.000 euro voor het uitwerken en ontwikkelen van een prototype;
- Vervolgopdracht of duurzame samenwerking ter waarde van 25.000 euro bij een succesvolle pilot;
- Professionele begeleiding, en een uitgebreid programma met trainingen waarin zowel de oplossing als de onderneming naar een hoger niveau wordt getild;
- Toegang tot het netwerk van de overheid.
Laat weten of je interesse hebt!
Via deze marktverkenning willen wij graag weten hoe de markt eruit ziet, welke startups hierin actief zijn en welke innovatieve oplossingsrichtingen startups voor deze challenge kunnen en willen bieden. Ben jij geïnteresseerd geraakt na het lezen van deze challenge en denk je met een innovatieve oplossing bij te kunnen dragen aan het probleem? Laat dit dan weten via het interesseformulier. Mogelijk word je uitgenodigd voor de offertefase. LET WEL, dit betreft een vrijblijvende verkenning en biedt geen garantie tot uitnodiging voor de offertefase.
Je hebt tot donderdag 12 mei 17.00 de tijd om het interesseformulier in te vullen en in te dienen.
Voor meer informatie over het proces, zie deze pdf met bijlage: PDF marktverkenning SiR challenge innovatieve vraagstukken.pdf
Timeline
- Online informatie meetups (niet verplicht): maandag 11 april 15:00-16:00 uur
- Deadline online vragen stellen - tot 7 dagen voor de deadline (uiterlijk donderdag 5 mei)
- Deadline insturen aanmelding - donderdag 12 mei 17:00
- Uitnodiging offertefase top 3: woensdag 25 mei 17:00 uur
- Week pitchrondes: week van 6 juni
- Deadline indienen voorstel: vrijdag 24 juni 17:00 uur
- Gunningsbeslissing: dinsdag 19 juli
- Zomerperiode
- Startup in Residence periode: september 2022 - januari 2023
Achtergrondinformatie
De overheid werkt aan alsmaar ingewikkelder wordende vraagstukken: het stikstofprobleem, toenemende sociale ongelijkheid, een oververhitte huizenmarkt en de impact van de corona pandemie. Vele van deze maatschappelijke uitdagingen vergen een andere aanpak dan ambtenaren traditioneel hanteren. Daarom zet de Rijksoverheid tegenwoordig ook nieuwe, innovatieve inkoopinstrumenten in zoals Startup in Residence.
Startup in Residence
Startup in Residence daagt startups uit om oplossingen te pitchen voor maatschappelijke uitdagingen van overheidsinstanties. De startups met de beste oplossingen worden geselecteerd voor een uniek programma waarin zij samen met de probleemeigenaren de oplossingen verder gaan uitwerken met als ultieme doel de overheid als launching customer of opdrachtgever.
Voor meer informatie over Startup in Residence klik hier.
Het effect
Een samenwerking met een startup waarbij de oplossing wordt geco-creëerd, kenmerkt zich door flexibiliteit. De ambtenaar kan gaandeweg het proces daar waar gewenst bijsturen. Het betrekken van startups - bij uitstek vernieuwers - bij het oplossen van beleidsvraagstukken resulteert vaak in creatieve producten en diensten waar ambtenaren alleen niet tot komen. Om deze samenwerking te stimuleren heeft de Rijksoverheid diverse innovatieve inkoopinstrumenten in het leven geroepen (onder andere SBIR, Innovatie Partnerschap en Startup in Residence). Met dergelijke programma’s maakt de Rijksoverheid gebruik van de creativiteit en denkkracht van startups, scale-ups en innovatief MKB, om de onderstaande doelen te bereiken:
- Startups meer kansen bieden tot samenwerken met de Rijksoverheid;
- Slimme en duurzame producten en diensten te ontwikkelen en testen voor de verscheidene ministeries;
- Ambtenaren ervaring laten opdoen met andere manieren van werken.
Het doel hierbij is om ambtenaren te laten zien dat samenwerkingen tussen overheid en startups leiden tot betere dienstverlening aan burgers en bedrijven. Het gaat hierbij dus om een verandering in de wijze waarop zij hun dienstverlening aan burgers en bedrijven benaderen.
Naamsbekendheid
De afgelopen twee jaar heeft Startup in Residence veel tijd en energie gestoken in het verbeteren van de naamsbekendheid van het programma. Dit heeft zij onder andere gedaan door:
- Presentaties in directie oploopjes, MT vergaderingen en clusteroverleggen;
- Het maken en verspreiden van flyers en banners;
- Artikelen op intranet plaatsen en twee keer per jaar een stafbericht delen;
Hoewel de naamsbekendheid inmiddels flink is toegenomen, is gebruik van de Startup in Residence methode achtergebleven.
Om deze reden heeft Startup in Residence naast het verbeteren van de naamsbekendheid op diverse manieren geprobeerd om gebruik van de Startup in Residence methode alsnog te vergroten. Dit heeft zij onder andere gedaan door:
- Gebruik van de methode te laten opleggen door bovenaf (op management niveau);
- Een (online) escaperoom te creëren;
- Een onderzoek (zie bijlage) uit te laten voeren door studenten van de Erasmus Universiteit Rotterdam;
Alle bovengenoemde maatregelen hebben niet geleid tot het gewenste resultaat. Daarom klopt Startup in Residence nu bij de startup gemeenschap aan.